امروزه یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های کسب‌وکار تغییر بازار و مشتریان، وجود رقبای جدید و تغییر قوانین کسب‌وکار در سازمانها است. از این‌رو وجود یک روش و سيستم براي تعريف، مديريت، تحليل و بهينه سازي فعالیت‌های کسب‌وکار بسیار حیاتی گردیده است. «مديريت فرآيندهاي سازماني» درباره اين موضوع بحث مي‌كند كه كليه فرآيندها و همه راه‌هایی كه به مشتريان ختم می‌شود، تحت كنترل قرار گیرند. در گذشته مرسوم بود كه برای هر یك از این فرآیندها، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده ه\مان فرآیند تهیه می‌شد كه به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند، ولی به مرور زمان مشکلاتی با این نوع نگرش ایجاد شد. یكی از بزرگ‌ترین مشکلات، نحوه ارتباط این نوع سیستم‌ها با یكدیگر بود. از سوی دیگر چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه كل آن بود، اهداف كلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی‌شد. در این شرایط ایده سیستم‌های یكپارچه سازمانی به وجود آمد.
در این شرایط مفهوم BPM مطرح شد كه با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها، روشی یكپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را ارائه نمود.
فرآیندها مجموعه‌ای از عملیات درون سازمانی یا برون سازمانی هستند که بایستی هدف واحدی را برآورده نمایند.
هدف BPM کنترل و بهبود فرآیندهای سازمانی در بستر فناوری اطلاعات است.
سیستم مدیریت کسب‌وکار یا (BPMS) را می‌توان نقطه اوج همه تجربیات مشترک، تفکرات و پیشرفت‌های حرفه‌ای در مدیریت کسب‌وکار طی چند دهه اخیر دانست. بنابراین برای پیاده‌سازی BPM در سازمانها از BPMS استفاده می‌گردد.
BPMS نوع خاصي از رویکرد طراحی سیستم است كه از تمام چرخه عمر فرآيندهاي کسب‌وکار پشتيباني می‌کند.
چرخه عمر BPMS
اجزای BPM
چرا (BPMS) ؟
در پاسخ به نيازهای اطلاعاتی سازمانها، چهار نسل از سیستم‌های اطلاعاتي تاکنون به وجود آمده‌اند. در نگرش جدید سيستمها، هدف اصلی، هماهنگ کردن فرآيندها با سایر کارها و فعالیت‌ها و بر مبنای نگرش بازخوردی و سیستمی با نگاهی جزء به کل و کل به جزء است. اين سیستم‌ها از سال ۲۰۰۵ میلادی در حال فراگير شدن می‌باشند و اکثراً مبتني بر تكنولوژي و پروتکل‌های معماري سرويس گرا هستند.
چرا به BPMS نیاز دارید؟
ویژگی‌های اصلی BPMS
فرآیند تجاری، کلید موفقیت هر سازمانی است. داشتن سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار قوی در سازمان حائز اهمیت است. زیرا سازمان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کسب‌وکار جدیدی را ایجاد کند و فرآیندهای موجود را مطابق با تغییرات محیطی بهبود بخشد.
مزایای BPMS
1- امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها
2- یکپارچه‌سازی فرآیندها و خدمات
3- تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌های اجرایی و مدیریتی، هشدارها و واکنش‌های اتوماتیک
4- تولید سیستم‌های اطلاعاتی
5- توانایی بهره‌گیری از Best Practice ها
6- تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری
7- کاهش هزینه‌های مربوط به توسعه برنامه‌های کاربردی در سازمان
8- تسهیل یادگیری فرایند
9- ایجاد زبان مشترک بین ذینفعان مختلف
