امروزه یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های کسب‌وکار تغییر بازار و مشتریان، وجود رقبای جدید و تغییر قوانین کسب‌وکار در سازمان‌ها است. از این‌رو وجود یک روش و سيستم براي تعريف، مديريت، تحليل و بهينه سازي فعالیت‌های کسب‌وکار بسیار حیاتی گردیده است. «مديريت فرآيندهاي سازماني» درباره اين موضوع بحث مي‌كند كه كليه فرآيندها و همه راه‌هایی كه به مشتريان ختم می‌شود، تحت كنترل قرار گیرند. در گذشته مرسوم بود كه برای هر یك از این فرآیندها، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده ه\مان فرآیند تهیه می‌شد كه به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند، ولی به مرور زمان مشکلاتی با این نوع نگرش ایجاد شد. یكی از بزرگ‌ترین مشکلات، نحوه ارتباط این نوع سیستم‌ها با یكدیگر بود. از سوی دیگر چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه كل آن بود، اهداف كلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی‌شد. در این شرایط ایده سیستم‌های یكپارچه سازمانی به وجود آمد.

در این شرایط مفهوم BPM مطرح شد كه با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یكپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را ارائه نمود.

فرآیندها مجموعه‌ای از عملیات درون سازمانی یا برون سازمانی هستند که بایستی هدف واحدی را برآورده نمایند.

هدف BPM کنترل و بهبود فرآیندهای سازمانی در بستر فناوری اطلاعات است.

 

سیستم مدیریت کسب‌وکار یا (BPMS) را می‌توان نقطه اوج همه تجربیات مشترک، تفکرات و پیشرفت‌های حرفه‌ای در مدیریت کسب‌وکار طی چند دهه اخیر دانست. بنابراین برای پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها از BPMS استفاده می‌گردد.

BPMS نوع خاصي از رویکرد طراحی سیستم است كه از تمام چرخه عمر فرآيندهاي کسب‌وکار پشتيباني می‌کند.

تعریف شرکت گارتنر

منظور از (مدیریت فرایندهای کسب‌وکار) طراحی، اجرا و بهبود فعالیت‌های بین وظیفه‌ای است که اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می‌دهد.

تعریف شرکت BEA

راهبردی برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب‌وکار از طریق بهینه سازی مستمر فرایندهای کسب‌وکار در یک چرخه بسته از مدل‌سازی، اجرا و اندازه‌گیری.

تعریف انجمن متخصصین BPM

«مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» یک رویکرد منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش، کنترل و اندازه‌گیری فرآیندهای دستی و خودکار کسب‌وکار، برای دستیابی به نتایج هدف‌گذاری شده سازگار با اهداف استراتژیک سازمان است.

چرخه عمر BPMS

اجزای BPM

چرا (BPMS) ؟

در پاسخ به نيازهای اطلاعاتی سازمان­ها، چهار نسل از سیستم‌های اطلاعاتي تاکنون به وجود آمده‌اند. در نگرش جدید سيستم­ها، هدف اصلی، هماهنگ کردن فرآيندها با سایر کارها و فعالیت‌ها و بر مبنای نگرش بازخوردی و سیستمی با نگاهی جزء به کل و کل به جزء است. اين سیستم‌ها از سال ۲۰۰۵ میلادی در حال فراگير شدن می‌باشند و اکثراً مبتني بر تكنولوژي و پروتکل‌های معماري سرويس گرا هستند.

چرا به BPMS نیاز دارید؟

  • 1

    فرآيندها نمی‌توانند از منطق ثابت برنامه‌های پشتیبانی‌کننده تك كاربره عبور كنند و حتي روال­هاي كاري اين فرايندها، قابليت اصلاح و انعطاف ندارند؛ لذا نمی‌توانند منطبق بر نيازهاي خاص و جديد، به‌روز شوند.

  • 2

    طبق گزارش‌ها و نتايج عملي به دست آمده، تعداد كمي از سازمان‌ها و شرکت‌ها انتظاراتي كه از پروژه‌هایERP داشته‌اند را به دست آورده‌اند، در عمل نیز سیستم‌های ERP کمتر از قابلیت‌های وضوح و انعطاف سريع را به‌درستی برآورده کرده‌اند.

  • 3

    سیستم‌های گردش كاري (WFMs)از فرآيندهاي دفتري و استاتيك پشتيباني می‌کنند. ازآنجایی‌که فرآيندها به‌صورت واضح و آشكار در نرم‌افزار بيان می‌شوند اين نرم‌افزارها قابلیت شفافيت را پشتیبانی می‌کنند، اما محدوديت اصلي آنها عدم یکپارچه‌سازی است.

  • 4

    برنامه‌های پیاده‌سازی بر مبناي جريان كار وابسته به کسب‌وکاری هستند كه براي آن به وجود آمده‌اند و به‌راحتی قابل به‌کارگیری در مورد مشتريان، تأمین‌کنندگان و شركاي تجاري ديگر نیست.

  • 5

    اکثر پروژه‌های مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار موفقیت‌های کاملی را کسب نکردند.

  • 6

    مطالعات تجربی در کشورهای توسعه‌یافته نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که فرآیند محور هستند، بهتر از سازمان‌های غیر فرآیندی عمل می‌کنند.

     

ویژگی‌های اصلی BPMS

  • 1

    طراحی ساده و کاربرپسند

  • 2

    قابل استفاده با هر سطح دانش انفورماتیكی

  • 3

    امكان تعریف حوزه‌های متصل به سایر زیرسیستم‌ها در جهت یكپارچگی اطلاعات

  • 4

    امكان جستجو و فیلتر

  • 5

    پیاده‌سازی فرم‌های ساده و تركیبی

  • 6

    قابلیت نسخه‌گذاری (مدیریت نسخه)

  • 7

    قابلیت دسترسی عمودی و افقی را بر اساس اشخاص، سمت‌های سازمانی و لایه‌های سازمانی

  • 8

    رویداد گرا و ضابطه گرا

فرآیند تجاری، کلید موفقیت هر سازمانی است. داشتن سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار قوی در سازمان حائز اهمیت است. زیرا سازمان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کسب‌وکار جدیدی را ایجاد کند و فرآیندهای موجود را مطابق با تغییرات محیطی بهبود بخشد.

مزایای BPMS

  • 1- امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها

  • 2- یکپارچه‌سازی فرآیندها و خدمات


  • 3- تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌های اجرایی و مدیریتی، هشدارها و واکنش‌های اتوماتیک


  • 4- تولید سیستم‌های اطلاعاتی

  • 5- توانایی بهره‌گیری از Best Practice ها

  • 6- تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری

  • 7- کاهش هزینه‌های مربوط به توسعه برنامه‌های کاربردی در سازمان

  • 8- تسهیل یادگیری فرایند

  • 9- ایجاد زبان مشترک بین ذینفعان مختلف

ریسک‌های BPMS

  • بخشی از ریسک‌های استقرار BPMS مطابق موارد زیر است:
    • تغییر فرهنگ سازمان
    • عدم آشنایی با مشکلات مربوط به طراحی فرایندها.
    • عدم استفاده از نظرات کاربران سیستم به هنگام انتخاب نرم‌افزار.
    • نیاز مستمرBPM به پشتیبانی و مدیریت و ارزیابی فرایندها.